Geralmente, todo ano, quando vai chegando o mês de abril, as empresas que possuem o formato jurídico de uma sociedade começam a organizar seus balanços contábeis e formalizar suas contas. Isso porque elas precisam para realizar a prestação de contas judiciais e extrajudiciais.
Entretanto, em decorrência ao período de instabilidade vivenciado devido à pandemia da Covid-19, houve um alongamento do período e suspensões de prazos. Todas essas alterações foram sancionadas por meio da a Medida Provisória n° 931.
De todo modo, a prestação e aprovação de contas corresponde à obrigação legal a todas as sociedades, tanto às de responsabilidade limitadas quanto às de ações.
Assim, ambos os formatos precisam realizar, durante os primeiros quatro meses após a conclusão do ano fiscal, uma assembleia com a presença de todos os sócios.
O intuito é analisar as informações obtidas e tomar decisões a respeito do balanço patrimonial e do balanço de seu resultado econômico.
No entanto, após a publicação da medida provisória, o prazo para a realização deste procedimento foi prorrogado para até sete meses.
Ou seja, os empreendedores têm até o fim de agosto para elaborar a prestação de contas judiciais e extrajudiciais.
Confira a seguir o que é prestação de contas judiciais e extrajudiciais e como ela deve ser feita. Vamos lá?
O que é prestação de contas judiciais e extrajudiciais?
O dever de prestação de contas se constitui quando alguém tiver a administração de bens de outrem, ou de bens comuns, surge a obrigação de prestar contas, ou seja, demonstrar o resultado da administração, com a verificação da utilização dos bens, seus frutos e rendimentos.
A prestação de contas extrajudicial é aquela que é obtida sem formalidade judicial ou que não se faz perante a autoridade judiciária.
Já a prestação de contas judicial é aquela em que ocorre o ajuizamento de uma ação de exigir contas, perante o Poder Judiciário.
Em relação à prestação de contas judiciais, o autor da ação, pode ir a juízo, seja para exibir as contas e pedir sua aprovação por sentença, ou para compelir o réu a apresentá-las e sujeitá-las à deliberação judicial.
Prestação de contas na prática
A prestação de contas pode se explicar como um balanço financeiro obrigatório tanto para empresa como para entidades com o objetivo de demonstrar transparência nas transações financeiras.
Por meio deste relatório, são documentados todos os dados financeiros da organização, de despesas a receita.
Ou seja, são expostos as entradas e saídas de valores de forma discriminada. A prestação de contas segue um determinado período de tempo, e é comumente organizada mensalmente ou anualmente.
Os administradores são obrigados a prestar aos sócios contas justificadas de sua administração, e apresentar-lhes o inventário anualmente, bem como o balanço patrimonial e o de resultado econômico.
A elaboração da prestação de contas tem como base a realização de processo administrativo de uma sociedade. A sua realização envolve uma análise completa da apuração de contas referentes ao seu exercício social.
Desse modo, a análise e apresentação dos dados deve ser feita mediante a presença de todos os sócios em uma assembleia.
Sendo que a prestação de contas judiciais e extrajudiciais é uma atividade que pode ser realizada em todos os tipos de sociedades, podendo ser obrigatória e facultativa dependendo do tipo de sociedade. No entanto, seu exercício é altamente recomendado.
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Qual a importância de realizar a prestação de contas judiciais e extrajudiciais?
A elaboração da prestação de contas judiciais e extrajudiciais, além de ser uma obrigação de todas as empresas que possuem o formato de sociedade com mais de um sócio, ela também representa uma obrigação tanto dos administradores de um negócio como de seus sócios.
Sendo assim, todo sócio tem o direito de solicitar aos gestores da empresa um relatório com os dados financeiros e contábeis. Isso porque, se configura como seu direito a compreensão total sobre toda a movimentação financeira, obrigações legais a serem cumpridas, inadimplências e etc.
Desse modo, como administrador de uma sociedade, o profissional deve prestar contas aos sócios. Deve-se elaborar documentos como inventário, balanço patrimonial e balanço de seu resultado econômico.
Nestes documentos, todas as informações financeiras e contábeis referentes ao seu exercício social durante o ano anterior devem ser apresentadas.
Lembrando que a prestação de contas judiciais e extrajudiciais é de extrema importância societária.
Quais as vantagens da prestação de contas?
A correta prestação pode ocasionar vantagens ao modelo de negócio, como as que vamos citar a seguir:
- Aspecto falimentar: elaboração de livros escriturais, que devem ser atualizados e averbados, caso seja preciso protocolar um pedido de falência;
- O aspecto regulatório: caso venha participar de editais licitatórios, será preciso comprovar a aprovação das prestações de contas;
- Aspecto judicial: somente as contas devidamente aprovadas podem ser utilizadas como prova judicial, caso a empresa precise utilizá-las como prova de defesa;
- Além do aspecto comercial: podem ser utilizadas quando instituições financeiras solicitam uma comprovação de que as contas do último ano foram aprovadas.
Portanto, ao prestar contas de forma correta, isto contribui para que seus administradores ou sócios tenham uma visão macro sobre seus ganhos e despesas, bem como oferece maior segurança jurídica em relação à vida financeira da organização.
Assim, mesmo que esse não seja um item obrigatório para todas empresas, é mais do que essencial que todas possuam um balanço e um relatório econômico. O foco é se manter em dia com a saúde financeira e com suas obrigações legais.
Como proceder com a prestação de contas judiciais e extrajudiciais?
Como citamos anteriormente, a prestação de contas de uma empresa precisa ser deliberada por uma assembleia, onde devem estar presentes todos os sócios.
A sua convocação deve ser feita pela própria administração da empresa, de forma antecipada, com no mínimo 30 dias de antecedência.
Assim, tal deliberação sobre os dados e aprovação das contas deve ser efetuada por todos os membros da sociedade.
Sendo assim, ao final da assembleia, uma ata deve ser elaborada e lavrada. Devendo fazer menção aos nomes de todos os presentes e relatadas possíveis ressalvas referentes às contas apresentadas.
Diante disso, a aprovação deve apresentar assinatura de todos os sócios presentes.
Além disso, é de extrema importância se ater aos documentos apresentados, uma vez que ressalvas podem ser registradas, durante a assembleia.
E a prestação de contas judicial?
Já em relação à prestação de contas judicial, a ação de prestação de contas tem por escopo principal pedir a outrem que demonstre o resultado da administração, verificação da utilização de bens, frutos e rendimentos, sendo que esta obrigação origina-se de previsão legal ou mesmo entre as partes, como num contrato.
A apresentação de contas deve seguir a forma mercantil, conforme o artigo 917, do Código de Processo Civil, como escrituração contábil, lançamentos de valores recebidos, pagos, aplicados, rendimentos e futuros, desde que acompanhados de documentos justificativos.
Caso não seja possível a apresentação de forma mercantil, poderão ser aceitas as contas de outra forma. Isso desde que apresente de forma específica a demonstração da administração dos bens.
Quem deve prestar as contas e quem deve votar?
A prestação de contas judiciais e extrajudiciais ocorre por parte dos administradores, sendo eles sócios ou não sócios. No entanto, a provação só pode ser realizada por membros da sociedade.
Podendo haver exceções conforme previsto pelo art. 1.078, §2º, Código Civil e art. 134, §1º, LSA.
Lembrando que, apesar do corpo administrativo não votar na apresentação das contas, a presença de pelo menos um profissional durante a realização da assembleia é primordial. Isto porque serão discutidos os resultados obtidos, podendo haver dúvidas por parte dos sócios.
Vale ressaltar que são inúmeras as situações em que há a obrigação de se prestar contas, não sendo possível enumerá-las. Por exemplo, têm obrigação legal o curador, o tutor, o inventariante, o síndico, entre outros.
No campo obrigacional, a relação mais se alarga, pois, sempre que houver pacto em que alguém se obriga a administrar bens de outrem, ou comuns, estará obrigado a prestar contas.
A ação de prestação de contas objetiva a extinção dessa obrigação, apurando-se o saldo porventura existente.
Como e qual o custo envolvido no processo?
A prestação de contas judiciais e extrajudiciais envolve a elaboração de diversos procedimentos e documentos societários. Deste modo, é preciso estar atento aos prazos e regras a serem seguidos, que podem sofrer alterações de acordo com cada modelo de sociedade.
Além do que, é fundamental fazer o registro de todos os documentos nos respectivos órgãos competentes como Junta Comercial e Cartório Municipal.
Mas fique tranquilo, nós da Vilaça Contabilidade podemos auxiliar sua empresa em todas as etapas da prestação de contas. Fale com um de nossos especialistas e receba todo apoio necessário.
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